[法規]臺 北 縣 政 府 電 子 陳 情 案 件 作 業 要 點

臺 北 縣 政 府 電 子 陳 情 案 件 作 業 要 點

一、 臺北縣政府(以下簡稱本府)為對民眾透過電子網路管道陳情、投訴或建議案件之處理有所準據，特訂定本作業要點。
二、 本府各機關（單位）處理電子陳情案件，應依本要點規定辦理，本要點未規定事項，悉依「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」及本府處理上級機關交付列管及人民陳情案件作業要點之規定辦理。
三、 本府各機關（單位）應指派專人，每日上、下午定時收件，其處理方式如下：
（一） 屬本機關（單位）權責之電子陳情案件：將電子案件予以列印，並按一般收文、分文處理；對於非權責案件，應於改分文表敘明理由經該機關(單位)首長(主管)核可後即送(請先電話告知)研考室改分，各機關(單位)間權責不明致案件無受理單位者，由研考室彙整陳判。
（二） 屬下級機關（單位）權責之電子陳情案件，依實際資訊之技術，採下列方式處理：
１、 將電子案件予以列印，函轉至下級權責機關（單位）處理。
２、 直接以電子型式，轉寄至下級權責機關（單位）。
（三） 非本機關（單位）權責之電子陳情案件，採下列方式處理：
１、 受文者為本府一級機關（單位）者，退文至研考室重新分文。
２、 受文者為本府二級機關（單位）者，退文至主管機關（單位）重新分文。
（四） 復文時應依分層負責人員核定後上網回覆，並應載明復文日期、各機關（單位）名稱、課隊別及承辦人姓名。

四、 電子陳情案件之處理原則：
（一） 民眾之陳情書、縣政興革建議、施政諮詢及索取公開之縣政資料等，由主管權責機關（單位）答覆之；內容為具建設性之批評意見，各受理機關（單位）除上網簡覆答謝，並彙陳首長(主管)核閱。
（二） 民眾個人情緒之陳述、自薦函等，由主管權責機關（單位）參辦，並自行決定是否答覆。
（三） 內容涉及私權事項而非行政機關之權責者，應上網婉轉勸導陳情人逕向陳情人當地調解委員會聲請協調解決或循司法途逕解決。
（四） 受法令、機密或政策之限制而無法辦理者，受理機關應說明法令依據、條文及無法受理之理由婉覆陳情人。
（五） 商業或政治性廣告信函、不具建設性之批評、個人情緒批評、惡意攻訐謾罵或針對網站內容建議之事項等，由研考室逕行處理或刪除。
（六） 下列情形之一者，得不予處理，但仍需回覆陳情人。
１、同一事由具體函覆三次以上，經單位主管核定免予處理者。
２、已上網函覆由法院審理中或移送檢察機關偵辦者。
３、 其他經單位主管核定免予處理者。
（七） 其他非關本府權責事項：由各相關機關（單位）視投書內容回覆民眾，但需述明本事項屬何機關(單位)權責，並轉請該機關回覆民眾並副知研考室銷案。
（八） 無電子郵件位址(E-mail Address)或電子郵件位址錯誤暨無連絡地址者，仍應上網回覆妥適處理。

五、 電子陳情案件，處理期限不得超過三個工作天，如案件複雜致無法依限辦理者，應先行上網回覆初步辦理情形，並適時將續辦情形回覆陳情人；未能及時處理完竣或屬無法處理之案件，應訂定處理期限或敘明無法處理原因逕行上網回覆。
六、 電子陳情案件由研考室（縣容查報單元由各主要權責單位）分類並於網路上分轉各相關業務單位處理，每週檢視各業務單位處理情形，逾期未辦者，以書面或網上稽催，經催辦三次以上仍未辦理者，催辦單副知各單位主管，並請各單位主管督促辦理。
七、 各機關（單位）電子陳情案件之收受、回覆及陳情申訴案件相關資料應妥為保管，保存期限為一年(未結案者應俟結案後再歸檔保存)，必要時得延長保存期限。
八、 電子陳情案件如屬檢舉、控訴性質，受理機關(單位)應予保密，依「國家機密保護辦法」、「行政院暨所屬各級行政機關電腦處理個人資料保護要點」辦理。
九、 對於民眾上網查報案件，應由本府暨所屬各機關(單位)及本縣各鄉鎮市公所依其職掌執行並妥善處理，各機關(單位)應指派專責人員負責列管、稽催、協調及彙整之工作，本府研考室不定期抽查各機關(單位)辦理情形。
十、 各主要權責機關(單位)應於每月五日前，將上月查報案件處理情形，依規定格式填送本府研考室彙整。
十一、 電子陳情各單元由研考室負責彙整相關報表，協調維護廠商進行系統程式修改。
十二、 本府各電子陳情單元之作業須知，由研考室另訂之。
十三、 各機關（單位）自設電子陳情單元之處理，由各機關（單位）自訂之。